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Datenverarbeitungsverzeichnis

STAND 25.05.2018

Das Datenverarbeitungsverzeichnis kann jederzeit einem Mitglied auf Aufforderung ausgefolgt werden und ist auf der Homepage veröffentlicht.

Inhalt

1. Vorstand
2. Mitglieder
3. Buchhaltung
4. Personal
5. Subventionen
6. Interessenten
7. Fanclub
8. Substituten
9. Dachverband
10. Homepage
11. Allgemeine technische und organisatorische Maßnahmen

 

1. Vorstand

Der Vorstand besteht aus 15 Mitgliedern und wird alle drei Jahre neu gewählt.

Aktueller Vorstand:

Funktion

Kontaktdaten

KAPELLMEISTER und STABFÜHRER

Michael OSZTOVICS
St. Veiter Straße 12
2552 Hirtenberg
0664/2342242
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KAPELLMEISTER-STELLVERTRETER

Harald WILLIMAYER

 

 

OBMANN

Franz MALZL
Dobrischgasse 16
2552 Hirtenberg
0664/6285674
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OBMANN-STELLVERTRETER

Heinz MALY

 

 

KASSIER

Karl OSZTOVICS

KASSIER-STELLVERTRETERIN

Susanne OSZTOVICS

 

 

SCHRIFTFÜHRERIN

Martina WÖHRER
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SCHRIFTFÜHRERIN-STELLVERTRETERIN

Jessica ARTHOFER

 

 

ARCHIVARIN

Sophie BENDEKOVICS

ARCHIVARIN-STELLVERTRETERIN

Theresa HOFSCHUSTER

 

 

STABFÜHRER- STELLVERTRETER und BEIRAT

Alexander SCHERMANN

 

 

KASSAPRÜFER

Peter RAMHARTER

KASSAPRÜFERIN

Anita WÖHRER

 

 

JUGENDREFERENT

Johannes OSZTOVICS

JUGENDREFERENT-STELLVERTRETERIN

Victoria GERNEDL

 

 

BEIRAT

Berndt LINDMAYER

BEIRAT

Josef RAUSCHER

 

2. Mitglieder

Beschreibung:
Laut Statuten:
Mitglieder des Vereines können alle physischen Personen ohne Unterschied des Geschlechtes oder Berufes sowie juristische Personen werden. Über die Aufnahme von ordentlichen Mitgliedern (ausübende Musiker und Jungmusiker) entscheidet nach Prüfung ihrer musikalischen Eignung der Kapellmeister. Die Aufnahme von außerordentlichen Mitgliedern geschieht durch den Vorstand. Die Aufnahme kann ohne Angabe von Gründen verweigert werden.

Die Ernennung zum Ehrenmitglied erfolgt auf Antrag des Vorstandes durch die Generalversammlung.

Die Mitgliedschaft wird durch Unterfertigung einer Einwilligung gemäß Datenschutz rechtsgültig, welche beim Schriftführer abgelegt wird. Das aufgenommene Mitglied kann die Ausfolgung eines Mitgliedsausweises oder einer solchen Bestätigung verlangen.

Sämtliche Mitglieder werden in einer Mitgliederliste in Form von Excel-Liste zusammengefasst, welche vom Obmann geführt und aufbewahrt wird. Zur Weiterverarbeitung wird sie an andere Vorstandsmitglieder (z.B. Kapellmeister, Schriftführer, Kassier, etc.) sowie an den Dachverband weitergegeben.

Zusätzlich erfolgt die Erteilung der Information nach den Art. 13, 14 DSGVO im Detail über einen Datenschutzbutton auf der Webseite des Vereines.

Sensible Daten nach DSGVO Art. 9:
Diese können freiwillig von einem Mitglied (z.B. gesundheitliche Beeinträchtigungen) angegeben werden und werden in einer gesonderten Liste gespeichert, welche nur vom Obmann geführt und aufbewahrt wird.

Datenschutzfolgeabschätzung durchgeführt?
Nein, da keine hohen Risiken für Rechte und Freiheiten der Betroffenen.

Rechtsgrundlage

  • Einwilligung gemäß Datenschutz (Art. 6 Abs. 1 lit. a)
  • Erhaltung des Vereins (Art. 6 Abs. 1 lit. b)
  • Mitglieder

Kategorien der betroffenen Personen

  • Mitglieder

Verarbeitende Daten:
Nach Austritt eines Mitgliedes werden die speziellen Daten, wie

  • Vorname
  • Nachname
  • Titel
  • Geburtsdatum
  • Telefonnummer
  • Straße (privat)
  • PLZ (privat)
  • Ort (privat)
  • E-Mail-Adresse
  • Ehrungen/Auszeichnungen
  • Gespieltes Instrument
  • Eintrittsdatum
  • Austrittsdatum,

in eine Liste Vereinsarchivs übernommen, um die Vereinsgeschichte zu dokumentieren und für nachfolgende Generationen aufzubewahren bzw. für Kontaktaufnahme, welche ebenso von Obmann geführt und aufbewahrt wird. Alle anderen Daten werden gelöscht.

Nach Austritt eines Mitgliedes werden alle weiteren Daten, wie z.B.

  • Geschlecht
  • Gewandgröße
  • Beruf
  • Kontodaten
  • musikalische Ausbildung
  • Ausrückungs- und Probenteilnahme
  • gesundheitliche Beeinträchtigungen

innerhalb eines Jahres nach Austritt gelöscht. Sollte jedoch ein Rechtsanspruch bestehen, beginnt der Fristablauf erst zum Zeitpunkt des Abschluss der Rechtsstreitigkeit zu laufen.

Organisatorische Maßnahmen
Die Daten werden nur vom Obmann verwaltet und bei Änderung an die anderen Vorstandsmitglieder neu weitergeleiten. Diese sind zum sofortigen Austausch der kompletten Daten angewiesen.

Wenn ein ausgetretenes oder bestehendes Mitglied wünscht, nicht mehr im entsprechenden Register aufzuscheinen, werden Daten gelöscht, gestrichen bzw. vernichtet.

Technische Maßnahmen

  • Zugriff eingeschränkt (Änderung nur durch Obmann)
  • Backup Datenbank (Verschlüsselter USB-Stick/externe Festplatte, Durchführung und Aufbewahrung der Backups durch den Vereinsobmann)

 

3. Buchhaltung

Beschreibung:
Buchführung zum Zwecke der Erfassung der Geschäftsvorgänge zur Erfüllung der Anforderungen der §§ 20ff VerG (§21 Einnahmen- und Ausgabenrechnung, Vermögensübersicht). Führung aller Aspekte der Buchführung in Excel-Form. Die Excel-Listen sowie alle dazugehörigen Belege werden vom Kassier verwaltet. Je nach Beleg sind die unten angeführten Datenkategorien zur Gänze oder teilweise enthalten.

Rechtsgrundlage Ergänzung: Die Buchhaltung zur Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtungen und zur Führung des Vereins (=vertragliche Verpflichtungen gegenüber Mitgliedern).

Sensible Daten nach DSGVO Art. 9? Nein

Datenschutzfolgeabschätzung durchgeführt? Nein, da keine hohen Risiken für Rechte und Freiheiten der Betroffenen bestehen.

Rechtsgrundlage

  • zur Vertragserfüllung notwendig (Art. 6 Abs. 1 lit. b)
  • zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich (Art. 6 Abs. 1 Lit c)

Kategorien der betroffenen Personen

  • Geschäftspartner
  • Mitglieder

Kategorien der verarbeiteten Daten, welche aus der Datei nach Austritt gelöscht werden, in der Buchhaltung jedoch 7 Jahre aufbewahrt werden

  • Vorname
  • Nachname
  • Straße (privat)
  • PLZ (privat)
  • Ort (privat)
  • Bankverbindung

Technische Maßnahmen

  • Kasten versperrt (Die Unterlagen werden versperrt beim Kassier aufbewahrt und sind nur ihm und seiner Vertretung zugänglich.)

 

4. Personal

Der Verein verfügt derzeit über kein Personal, daher entfällt dieser Punkt.

 

5. Subventionen

Beschreibung:
Zweck ist die Einreichung und Abrechnung von Förderungen gemäß den auf den Verein anwendbaren Subventions- bzw. Förderungsbestimmungen.

Rechtsgrundlage Ergänzung:
Einige rechtliche Verpflichtungen bzw. gesetzlichen Bestimmungen bezüglich Subventionen und Förderungen schreiben die Weitergabe von speziellen Daten an bestimmte Organisationen (z.B. Dachverbände) vor.

Sensible Daten nach DSGVO Art. 9? Nein

Datenschutzfolgeabschätzung durchgeführt? Nein, da keine hohen Risiken für Rechte und Freiheiten der Betroffenen.

Rechtsgrundlage

  • zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich (Art. 6 Abs. 1 Lit c)

Kategorien der betroffenen Personen

  • Förderungswerber
  • Funktionäre

Kategorien der verarbeiteten Daten

  • Vorname
  • Nachname
  • Geburtsdatum
  • weitere Daten (siehe gesetzliche Bestimmungen zum Erhalt von Förderungen)

 

6. Interessenten

Beschreibung:
Der Verein organisiert regelmäßig Veranstaltungen (z.B. Nationalfeiertagskonzert). Um dafür Einladungen verschicken zu können wurden von den Politikern die Daten aus dem Internet herausgesucht und von Spendern eine Interessentenliste erstellt. Die Daten von den Spendern ergeben sich bei den Zahlungseingängen auf dem Vereinskonto.

Auf der ersten Aussendung nach dem 23.05.2018 wurde vermerkt, wenn eine auf der Interessentenliste angeführte Person wünscht, nicht mehr angeschrieben zu werden, die Daten unverzüglich gelöscht werden. Außerdem wird auf die Möglichkeit der Abmeldung auf der Homepage hingewiesen.

Später hinzugekommene Interessenten wurden die Daten bezüglich Politik aus dem Internet recherchiert (z.B. aktuelle Gemeinderäte) oder hinsichtlich den Spendern durch Einwilligungserklärungen erteilt.

Die Aufnahme wird durch Unterfertigung einer Einwilligungserklärung rechtsgültig, welche beim Schriftführer abgelegt wird. Sämtliche Interessenten werden in einer Interessentenliste in Form von Excel-Liste zusammengefasst, welche vom Obmann geführt und aufbewahrt wird. Zur Weiterverarbeitung wird sie an andere Vorstandsmitglieder (z.B. Schriftführer, etc.) weitergegeben. Es erfolgt keine Weitergabe an Dritte.

Sensible Daten nach DSGVO Art. 9? Nein

Datenschutzfolgeabschätzung durchgeführt? Nein, da keine hohen Risiken für Rechte und Freiheiten der Betroffenen.

Rechtsgrundlage

  • Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a)

Kategorien der betroffenen Personen

  • Personen aus der Politik
  • Spender

Kategorien der verarbeiteten Daten

  • Vorname
  • Nachname
  • Straße (privat)
  • PLZ (privat)
  • Ort (privat)
  • E-Mail-Adresse

 

7. Fanclub

Beschreibung:
Der Verein veranstaltet regelmäßig vereinsinterne Veranstaltungen (z.B. Grillfest) und Ausflüge, zu denen auch der sogenannte Fanclub eingeladen wird.

Die Aufnahme wird durch Unterfertigung einer Einwilligungserklärung rechtsgültig, welche beim Schriftführer abgelegt wird. Sämtliche Fanclubmitglieder werden in einer Fanclubliste in Form von Excel-Liste zusammengefasst, welche vom Obmann geführt und aufbewahrt wird. Zur Weiterverarbeitung wird sie an andere Vorstandsmitglieder (z.B. Schriftführer, etc.) weitergegeben. Es erfolgt keine Weitergabe an Dritte.

Sensible Daten nach DSGVO Art. 9? Nein

Datenschutzfolgeabschätzung durchgeführt? Nein, da keine hohen Risiken für Rechte und Freiheiten der Betroffenen.

Rechtsgrundlage

  • Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a)

Kategorien der betroffenen Personen

  • Fanclub (freiwillige Helfer)

Kategorien der verarbeiteten Daten

  • Vorname
  • Nachname
  • Straße (privat)
  • PLZ (privat)
  • Ort (privat)
  • E-Mail-Adresse

 

8. Substituten

Beschreibung:
Um bei einigen Auftritten spielfähig zu sein, benötigt der Verein ab und zu Substituten. Die Daten dieser Personen sind bekannt bzw. werden von Mitgliedern an den Kapellmeister zur Kontaktaufnahme weitergegeben.

Bei Kontaktaufnahme nach dem 23.05.2018 wird darauf verwiesen, wenn eine auf der Substitutenliste angeführte Person wünscht, nicht mehr kontaktiert zu werden, die Daten unverzüglich gelöscht werden. Außerdem wird auf die Möglichkeit der Abmeldung auf der Homepage hingewiesen.

Später hinzugekommene Substituten wurden durch Einwilligungserklärungen erteilt.

Die Aufnahme wird durch Unterfertigung einer Einwilligungserklärung rechtsgültig, welche beim Schriftführer abgelegt wird. Sämtliche Substituten werden in einer Substitutenliste in Form von Excel-Liste zusammengefasst, welche vom Kapellmeister geführt und aufbewahrt wird. Zur Weiterverarbeitung wird sie an andere Vorstandsmitglieder (z.B. Schriftführer, Kassier etc.) weitergegeben. Es erfolgt keine Weitergabe an Dritte.

Sensible Daten nach DSGVO Art. 9? Nein

Datenschutzfolgeabschätzung durchgeführt? Nein, da keine hohen Risiken für Rechte und Freiheiten der Betroffenen.

Rechtsgrundlage

  • Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a)

Kategorien der betroffenen Personen

  • Substituten

Kategorien der verarbeiteten Daten

  • Vorname
  • Nachname
  • Telefonnummer
  • Kontodaten

 

9. Dachverband

Beschreibung:
Unter bestimmten Umständen leitet der Verein Daten an seinen Dachverband weiter. Die genauen Modalitäten hängen vom Vereinszweck, den entsprechenden Bestimmungen in den Statuten und vom jeweiligen Gegenstand der Datenweitergabe ab. Die Einwilligung zur Datenweitergabe an Dachverbände erfolgt bereits bei der Einwilligung gemäß Datenschutz.

Sensible Daten nach DSGVO Art. 9? Nein

Datenschutzfolgeabschätzung durchgeführt? Nein, da keine hohen Risiken für Rechte und Freiheiten der Betroffenen.

Rechtsgrundlage

  • Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a)
  • zur Vertragserfüllung notwendig (Art. 6 Abs. 1 lit. b)

Kategorien der betroffenen Personen

  • Mitglieder

Kategorien der verarbeiteten Daten

  • Vorname
  • Nachname
  • Geburtsdatum

Kategorien von Empfängern, an die personenbezogene Daten offengelegt werden

  • Dachverband (NÖ Blasmusikverband)

 

10. Homepage

Beschreibung:
Allgemeine Informationen über das Vereinsgeschehen, Informationen über Vereinsangebote, Veranstaltungen, Weiterbildung sowie Nützliches und Wissenswertes zu im Zusammenhang mit der Vereinstätigkeit stehenden Themen werden auf der Homepage veröffentlicht.

Zur Veröffentlichung der personenbezogenen Daten erteilen die Mitglieder des Vereins und der Fanclub auf der Einwilligung gemäß Datenschutz bzw. Einwilligungserklärung ihre Zustimmung.

Newsletter wird vom Verein keiner Verschickt, es entfällt daher der diesbezügliche Punkt.

Sensible Daten nach DSGVO Art. 9? Nein

Datenschutzfolgeabschätzung durchgeführt? Nein, da keine hohen Risiken für Rechte und Freiheiten der Betroffenen.

Rechtsgrundlage

  • Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a)

Kategorien der betroffenen Personen

  • Mitglieder
  • Fanclub

Kategorien der verarbeiteten Daten

  • Vorname
  • Nachname
  • Geschlecht
  • Geburtsdatum
  • Ort (privat)
  • Beruf
  • Eintrittsjahr
  • gespieltes Instrument

Technische Maßnahmen

  • Verschlüsselung personenbezogener Daten (wird vom Provider durchgeführt)

Organisatorische Maßnahmen

  • Online-Zugang beschränkt durch den Jugendreferent

 

11. Allgemeine technische und organisatorische Maßnahmen

Jedes Vorstandsmitglied ist für die in seinem Besitz stehende Daten selbst verantwortlich.

Auf jedem PC sind folgende Sicherheitsmaßnahmen vorhanden:

  • Firewall
  • Computer Passwort geschützt
  • Aktuelle Windowssysteme
  • Virenschutzprogramme
  • Papierausfertigungen werden vernichtet
  • Backups werden nur vom Obmann durchgeführt